Politique de confidentialité

Le responsable du traitement des données personnelles est :

Sudo Software

Forme juridique : SAS

Capital social : 1 000 euros

Siège social : 15 RUE DES HALLES, 75001 PARIS, FRANCE

Immatriculation : RCS Paris, SIREN 902 520 188

N° TVA intracommunautaire : FR61902520188

Adresse email de contact : support--[@]--drivecost.monster (affichage anti-spam : veuillez remplacer --[@]-- par un @)

Le responsable du traitement détermine les finalités et les moyens des traitements réalisés dans le cadre du service DriveCost Monster.

Pour toute question relative à la protection des données personnelles, l’utilisateur peut contacter l’éditeur à l’adresse suivante : support--[@]--drivecost.monster (affichage anti-spam : veuillez remplacer --[@]-- par un @).

DriveCost Monster n’a pas désigné de délégué à la protection des données, ou DPO, à ce jour. Pour toute demande relative aux données personnelles, l’utilisateur peut contacter l’éditeur à l’adresse indiquée ci-dessus.

DriveCost Monster est un service permettant aux utilisateurs de préparer, générer, organiser et exporter des rapports de frais kilométriques à partir d’informations renseignées par l’utilisateur et, le cas échéant, de données issues de services connectés, tels qu’un calendrier numérique.

Le service peut notamment permettre :

• la création d’un compte utilisateur ;
• la connexion à un ou plusieurs calendriers ;
• l’analyse de rendez-vous professionnels ;
• l’identification ou la saisie d’adresses de départ et d’arrivée ;
• le calcul de distances de trajet ;
• la génération de rapports de frais kilométriques ;
• l’export ou le téléchargement de documents ;
• la gestion des années d’accès achetées ;
• l’envoi d’emails liés au fonctionnement du service.

DriveCost Monster ne se substitue pas à un expert-comptable, un conseiller fiscal, un avocat ou une administration. L’utilisateur reste responsable de la vérification des informations figurant dans ses rapports.

Selon l’utilisation faite du service, DriveCost Monster peut collecter les catégories de données suivantes.

Ces données peuvent comprendre :

• nom et prénom ;
• adresse email ;
• identifiant utilisateur ;
• date de création du compte ;
• statut du compte ;
• préférences de langue, de pays ou de devise ;
• historique de connexion et informations de sécurité.

Ces données peuvent comprendre :

• offre en cours ;
• type d’offre (gratuite ou payante) ;
• années d’accès achetées ;
• dates de début et de fin des périodes d’accès ;
• historique des paiements ;
• factures ;
• codes promotionnels utilisés ;
• données nécessaires à la gestion des litiges, impayés ou remboursements.

Les paiements peuvent être traités par un prestataire de paiement externe, par exemple Stripe. DriveCost Monster ne conserve pas les numéros complets de carte bancaire. Les données de paiement sont traitées directement par le prestataire de paiement conformément à ses propres règles de sécurité et de confidentialité.

Ces données peuvent comprendre :

• type de véhicule ;
• puissance fiscale ou équivalent local ;
• motorisation, par exemple thermique, électrique, hybride ou hybride rechargeable ;
• pays applicable au calcul ;
• barème ou méthode de calcul utilisée ;
• paramètres personnalisés éventuellement renseignés par l’utilisateur.

Ces données peuvent comprendre :

• dates des déplacements ;
• adresses ou lieux de départ et d’arrivée ;
• distances calculées ou saisies ;
• montant estimé ou calculé des frais kilométriques ;

Si l’utilisateur connecte un calendrier, DriveCost Monster accède uniquement aux données de calendrier suivantes :

• titre ou intitulé des événements ;
• date et heure des événements ;
• lieu ou adresse des événements ;
• identifiant technique de l’événement ;
• lien vers l’événement d’origine dans le calendrier.

L’identifiant technique de l’événement permet également d’éviter de retraiter un événement déjà analysé (prévention des doublons). Le détail de l’utilisation, du partage et de la divulgation des données issues de Google Calendar figure à la section « 7. Connexion aux calendriers, autorisations et données issues de Google Calendar et de Microsoft Outlook ».

DriveCost Monster a pour objectif d’utiliser les données de calendrier uniquement pour identifier les rendez-vous susceptibles de correspondre à des déplacements professionnels et pour aider l’utilisateur à préparer ses rapports de frais kilométriques.

L’utilisateur peut être invité à vérifier, corriger, supprimer ou valider les événements détectés avant leur intégration dans un rapport.

Ces données peuvent comprendre :

• adresse IP ;
• type d’appareil ;
• système d’exploitation ;
• navigateur ;
• identifiants techniques ;
• journaux de connexion ;
• pages consultées ;
• actions réalisées dans l’application ;
• erreurs techniques ;
• données de performance et de sécurité.

Ces données peuvent comprendre :

• messages envoyés au support ;
• demandes d’assistance ;
• réponses apportées ;
• préférences de communication ;
• consentements ou oppositions aux emails marketing.

Lorsque l’utilisateur s’inscrit à une newsletter, télécharge un contenu, crée un compte ou accepte de recevoir des communications, DriveCost Monster peut traiter certaines données à des fins de prospection commerciale, notamment :

• adresse email ;
• nom et prénom ;
• statut prospect ou client ;
• pays ;
• langue ;
• historique d’ouverture ou de clics dans les emails, lorsque ces données sont collectées ;
• segments marketing liés à l’usage du service.

L’utilisateur peut se désinscrire des communications commerciales à tout moment, notamment via le lien de désinscription présent dans les emails concernés.

Journal d’utilisation, facultatif. Si — et seulement si — l’utilisateur a activé l’option correspondante depuis la page « Mon compte », DriveCost Monster enregistre certaines des actions qu’il réalise dans l’application. Ces données peuvent comprendre :

• la nature de l’action réalisée, choisie dans une liste fermée ;
• la date et l’heure de l’action ;
• l’identifiant interne du compte ;
• les identifiants internes d’objets déjà enregistrés dans le compte, par exemple un trajet ou un véhicule ;
• des compteurs, par exemple le nombre de trajets détectés lors d’une analyse d’agenda ;
• le nom des champs modifiés, à l’exclusion de leur valeur.

Cette collecte est désactivée par défaut et n’a lieu qu’après consentement explicite. Elle ne contient aucun contenu privé des rendez-vous ni aucune autre donnée personnelle. Elle est décrite en détail à la section « Journal d’utilisation facultatif pendant la phase bêta ».

DriveCost Monster n’a pas vocation à collecter des données sensibles au sens de la réglementation, telles que les données relatives à la santé, aux opinions politiques, aux convictions religieuses, à l’appartenance syndicale, à l’origine raciale ou ethnique, ou à la vie sexuelle.

Toutefois, certaines données peuvent apparaître indirectement dans les titres, descriptions ou lieux d’événements de calendrier, si l’utilisateur choisit de connecter un calendrier contenant ce type d’informations.

L’utilisateur est invité à ne pas connecter de calendrier contenant des informations sensibles non nécessaires à l’utilisation du service, ou à supprimer/corriger les événements concernés avant validation.

DriveCost Monster se réserve la possibilité de supprimer toute donnée manifestement sensible ou non nécessaire au fonctionnement du service.

Les données personnelles sont traitées pour les finalités suivantes.

Les données sont utilisées pour :

• créer un compte ;
• permettre la connexion au service ;
• sécuriser l’accès au compte ;
• gérer les préférences utilisateur ;
• prévenir les accès frauduleux.

Les données sont utilisées pour :

• analyser les rendez-vous et trajets potentiels ;
• calculer les distances ;
• appliquer les barèmes ou règles de calcul pertinentes ;
• générer les rapports de frais kilométriques ;
• permettre la correction, la validation et l’export des données ;
• conserver l’historique utile au fonctionnement du compte.

Les données sont utilisées pour permettre la connexion aux services de calendrier externes pris en charge, à savoir Google Calendar et Microsoft Outlook.

L’accès à ces services nécessite l’autorisation préalable de l’utilisateur. L’utilisateur peut retirer cette autorisation selon les modalités prévues par le service tiers ou par DriveCost Monster lorsque cette option est disponible.

DriveCost Monster utilise Google Maps Platform, via l’API Google Distance Matrix, afin de calculer la distance et la durée de conduite entre l’adresse de départ et l’adresse d’arrivée d’un trajet.

Les seules données transmises à ce service sont les adresses de départ et d’arrivée nécessaires au calcul. Le titre, la date, l’heure et l’identifiant des événements de calendrier ne sont pas transmis à ce service.

Les données sont utilisées pour :

• gérer l’accès à l’offre gratuite ;
• ouvrir ou retirer l’accès à une année achetée ;
• traiter les paiements ;
• émettre les factures ;
• gérer les remboursements, impayés et réclamations ;
• appliquer les offres promotionnelles éventuelles.

Les données sont utilisées pour :

• répondre aux demandes des utilisateurs ;
• envoyer des emails de service ;
• informer l’utilisateur des évolutions importantes du service ;
• gérer les incidents techniques ;
• améliorer l’accompagnement utilisateur.

Les données peuvent être utilisées pour :

• comprendre l’utilisation générale du service ;
• détecter les erreurs ;
• améliorer l’ergonomie ;
• mesurer les performances ;
• prioriser les développements ;
• réaliser des statistiques agrégées.

Dans la mesure du possible, ces analyses sont réalisées à partir de données agrégées ou pseudonymisées.

Lorsque l’utilisateur y a expressément consenti, et uniquement dans ce cas, DriveCost Monster enregistre en outre certaines de ses actions dans un journal d’utilisation, afin de comprendre l’usage réel du service, de repérer les blocages rencontrés et de décider des améliorations à apporter au produit pendant sa phase bêta. La base légale de ce traitement est le consentement, au sens de l’article 6.1.a du Règlement général sur la protection des données. Ce journal est décrit à la section « Journal d’utilisation facultatif pendant la phase bêta ».

Les données peuvent être utilisées pour :

• détecter les comportements frauduleux ;
• prévenir les abus ;
• protéger l’intégrité du service ;
• conserver des preuves en cas de litige ;
• répondre aux obligations légales, comptables ou fiscales ;
• répondre à une demande d’une autorité compétente.

Les données peuvent être utilisées pour :

• envoyer des informations relatives à DriveCost Monster ;
• proposer des offres commerciales ;
• envoyer des conseils d’utilisation ;
• présenter de nouvelles fonctionnalités ;
• relancer un utilisateur, par exemple à l’issue d’une année d’accès.

L’utilisateur peut s’opposer à ces communications à tout moment.

Certaines données sont nécessaires pour créer un compte, accéder au service, calculer les frais kilométriques, générer les rapports, gérer les années d’accès achetées ou respecter les obligations légales de l’éditeur.

Lorsque ces données sont obligatoires, leur absence peut empêcher l’accès à tout ou partie du service.

Les autres données sont facultatives. L’utilisateur peut choisir de ne pas les fournir, mais certaines fonctionnalités peuvent alors être limitées ou indisponibles.

La connexion d’un calendrier est facultative. Toutefois, sans connexion à un calendrier, l’utilisateur devra saisir manuellement les déplacements nécessaires à la génération de ses rapports.

Le journal d’utilisation proposé pendant la phase bêta est entièrement facultatif et désactivé par défaut. Ne pas l’activer, ou retirer ensuite l’autorisation accordée, n’a aucune conséquence : ni sur l’accès au service, ni sur les fonctionnalités disponibles, ni sur le prix des années d’accès.

Lorsque l’utilisateur choisit de connecter un calendrier, il autorise DriveCost Monster à accéder aux données nécessaires pour identifier les rendez-vous susceptibles de générer un déplacement professionnel.

L’accès au calendrier est utilisé uniquement dans le cadre du service demandé par l’utilisateur.

DriveCost Monster ne revend pas les données de calendrier et ne les utilise pas pour afficher de la publicité comportementale.

Selon le fournisseur de calendrier utilisé, l’utilisateur peut retirer l’accès accordé à DriveCost Monster :

• depuis les paramètres de son compte DriveCost Monster, lorsque cette fonctionnalité est disponible ;
• depuis les paramètres du service tiers concerné ;
• en contactant le support de DriveCost Monster.

Lorsque l’accès au calendrier est retiré, DriveCost Monster ne pourra plus synchroniser les événements futurs. Les données déjà intégrées dans les rapports ou dans l’historique du compte peuvent toutefois être conservées pendant la durée nécessaire aux finalités prévues par la présente politique.

Cette section précise, de manière spécifique, la façon dont DriveCost Monster utilise, partage et divulgue les données issues de Google Calendar lorsque l’utilisateur choisit de connecter son compte Google.

Catégories de données Google Calendar consultées

Lorsque l’utilisateur connecte Google Calendar, DriveCost Monster consulte uniquement les données suivantes des événements de son agenda principal :

• le titre ou l’intitulé de l’événement ;
• la date et l’heure de début et de fin de l’événement ;
• le lieu ou l’adresse indiqué dans l’événement ;
• l’identifiant technique de l’événement, utilisé pour relier le trajet à sa source et éviter de retraiter un événement déjà analysé (prévention des doublons) ;
• le lien vers l’événement d’origine dans Google Calendar, afin que l’utilisateur puisse retrouver l’événement source.

DriveCost Monster ne lit pas la description détaillée des événements, ni la liste des participants, ni les pièces jointes.

Finalité unique

Ces données sont utilisées dans un seul but : identifier les rendez-vous susceptibles de générer un déplacement professionnel, proposer les trajets correspondants, calculer les distances associées et permettre à l’utilisateur de préparer ou de valider ses rapports de frais kilométriques. Elles ne sont utilisées à aucune autre fin.

Les trajets proposés à partir de Google Calendar sont fournis à titre de suggestion. L’utilisateur doit vérifier, corriger, valider ou refuser chaque trajet proposé avant son intégration dans un rapport de frais kilométriques.

Destinataires des données Google Calendar

Les données issues de Google Calendar sont traitées par DriveCost Monster sur son infrastructure d’hébergement, décrite à la section « 9. Transferts de données hors Union européenne », uniquement afin de fournir cette fonctionnalité. Elles sont enregistrées dans la base de données du service sous la forme de trajets comportant la date, l’intitulé, les adresses de départ et d’arrivée, la distance et l’identifiant de l’événement source. Elles peuvent également apparaître de manière temporaire dans les journaux techniques hébergés sur cette même infrastructure, utilisés uniquement pour faire fonctionner, diagnostiquer et sécuriser le service.

Lorsque cela est nécessaire au calcul d’un itinéraire ou d’une distance, seules les adresses de départ et d’arrivée nécessaires au calcul sont transmises à Google Maps Platform, via l’API Google Distance Matrix. Le titre, la date, l’heure et l’identifiant de l’événement ne sont pas transmis à ce service.

Services qui ne reçoivent pas les données Google Calendar

Les données issues de Google Calendar ne sont transmises à aucun des services suivants :

• le prestataire de paiement (Stripe) ;
• les prestataires d’emailing ;
• les outils de mesure d’audience ou d’analytics ;
• les partenaires commerciaux, les annonceurs et les régies publicitaires ;
• les outils ou services d’intelligence artificielle.

DriveCost Monster ne vend pas, ne loue pas, ne diffuse pas publiquement et n’utilise pas les données issues de Google Calendar à des fins de publicité, de marketing, de profilage, de revente, d’enrichissement de données ou d’entraînement de modèles d’intelligence artificielle.

Accès humain

Aucun membre de DriveCost Monster ne consulte les données issues de Google Calendar, sauf lorsque cela est strictement nécessaire pour répondre à une demande d’assistance initiée par l’utilisateur, pour assurer la sécurité du service, pour prévenir une fraude ou pour respecter une obligation légale. Dans ces cas, l’accès est limité aux seules personnes habilitées et aux seules données strictement nécessaires.

Retrait de l’accès

L’utilisateur peut retirer à tout moment l’accès accordé à DriveCost Monster, soit depuis les paramètres de sécurité de son compte Google, soit depuis les paramètres de son compte DriveCost Monster lorsque cette option est disponible. Après le retrait de l’accès, DriveCost Monster ne réalise plus aucune synchronisation future des événements Google Calendar.

Conformité aux Règles relatives aux données utilisateur des API Google

L’utilisation et le transfert par DriveCost Monster des informations reçues des API Google respectent les Règles relatives aux données utilisateur des services Google API (Google API Services User Data Policy), y compris les exigences d’utilisation limitée (Limited Use).

Données issues de Microsoft Outlook

Lorsque l’utilisateur connecte un calendrier Microsoft Outlook (Microsoft 365), DriveCost Monster accède, via l’API Microsoft Graph, aux mêmes catégories de données que pour Google Calendar, dans le seul but décrit ci-dessus :

• le titre ou l’intitulé de l’événement ;
• la date et l’heure de début et de fin de l’événement ;
• le lieu ou l’adresse indiqué dans l’événement ;
• l’identifiant technique de l’événement, utilisé pour relier le trajet à sa source et éviter de retraiter un événement déjà analysé (prévention des doublons) ;
• le lien vers l’événement d’origine dans Microsoft Outlook, afin que l’utilisateur puisse retrouver l’événement source.

DriveCost Monster ne lit pas la description détaillée des événements, ni la liste des participants, ni les pièces jointes.

Les données issues de Microsoft Outlook sont traitées, partagées et divulguées exactement comme les données issues de Google Calendar : elles sont traitées par DriveCost Monster sur son infrastructure d’hébergement (voir la section « 9. Transferts de données hors Union européenne »), et seules les adresses de départ et d’arrivée nécessaires à un calcul de distance sont transmises à Google Maps Platform, via l’API Google Distance Matrix. Le titre, la date, l’heure et l’identifiant de l’événement ne sont pas transmis à ce service. L’accès humain à ces données est limité dans les mêmes conditions que celles décrites ci-dessus pour Google Calendar (assistance à la demande de l’utilisateur, sécurité du service, prévention de la fraude ou obligation légale).

Les données issues de Microsoft Outlook ne sont transmises ni au prestataire de paiement (Stripe), ni aux prestataires d’emailing, ni aux outils de mesure d’audience ou d’analytics, ni aux partenaires commerciaux, annonceurs ou régies publicitaires, ni à un outil ou service d’intelligence artificielle. DriveCost Monster ne vend pas, ne loue pas, ne diffuse pas publiquement et n’utilise pas ces données à des fins de publicité, de marketing, de profilage, de revente, d’enrichissement de données ou d’entraînement de modèles d’intelligence artificielle.

L’utilisateur peut retirer à tout moment l’accès accordé à DriveCost Monster, soit depuis les paramètres de sécurité de son compte Microsoft, soit depuis les paramètres de son compte DriveCost Monster lorsque cette option est disponible. Après le retrait de l’accès, DriveCost Monster met fin à la session Microsoft associée, supprime les jetons d’accès conservés et ne réalise plus aucune synchronisation future des événements Microsoft Outlook.

Les informations reçues de l’API Microsoft Graph sont utilisées uniquement pour fournir cette fonctionnalité, conformément aux conditions applicables aux API Microsoft.

Les données issues de Google Calendar sont accessibles uniquement à DriveCost Monster et aux prestataires explicitement identifiés dans la section « 7. Connexion aux calendriers, autorisations et données issues de Google Calendar et de Microsoft Outlook », dans la stricte mesure nécessaire à la fourniture du service. Les catégories générales de prestataires listées ci-dessous ne signifient pas que chacun d’eux reçoit des données issues de Google Calendar.

Les données personnelles peuvent être accessibles, dans la limite de leurs attributions, aux personnes et prestataires suivants :

• l’éditeur de DriveCost Monster ;
• les personnes chargées du support client ;
• les personnes chargées de la maintenance technique ;
• les prestataires d’hébergement ;
• les prestataires de paiement ;
• les prestataires d’emailing ;
• les prestataires de calcul d’itinéraires, de cartographie ou de géocodage ;
• les outils d’analyse d’audience ou de mesure de performance ;
• les prestataires de sécurité, de journalisation ou de monitoring ;
• les conseils externes de l’éditeur, par exemple expert-comptable, avocat ou commissaire aux comptes, lorsque nécessaire ;
• les autorités administratives ou judiciaires, uniquement lorsque la loi l’exige ou l’autorise.

Les prestataires agissent, selon les cas, en qualité de sous-traitants, de responsables de traitement distincts ou de responsables conjoints. DriveCost Monster veille à sélectionner des prestataires présentant des garanties suffisantes en matière de protection des données personnelles.

Les données principales de DriveCost Monster sont hébergées sur une infrastructure Google Cloud située dans un datacenter à Bruxelles, en Belgique, au sein de l’Union européenne.

Toutefois, certains prestataires utilisés par DriveCost Monster, notamment pour le paiement, l’emailing, l’analytics, la cartographie ou les calendriers connectés, peuvent être amenés à traiter certaines données hors de l’Union européenne, notamment lorsqu’ils sont établis aux États-Unis ou utilisent une infrastructure internationale.

Dans ce cas, DriveCost Monster veille à ce que les transferts soient encadrés par des garanties appropriées, telles que :

• une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
• des clauses contractuelles types ;
• des mesures complémentaires de sécurité ;
• tout autre mécanisme reconnu par la réglementation applicable.

L’utilisateur peut contacter DriveCost Monster pour obtenir des informations complémentaires sur les garanties applicables aux transferts de données le concernant.

DriveCost Monster ne conserve les données personnelles que le temps nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées. Les indications ci-dessous décrivent le traitement réellement appliqué par le service.

Pendant la vie du compte. Les données du compte, les véhicules, les adresses, les trajets, les versements et les rapports sont conservés tant que le compte existe. L’utilisateur peut les corriger ou les supprimer à tout moment depuis le service, et supprimer lui-même son compte depuis la page « Mon compte ».

Ce qui est effacé à la suppression du compte. La suppression est traitée immédiatement. Sont effacés sans délai :

• l’adresse email, remplacée par un identifiant technique non délivrable ;
• le prénom, le nom, le nom affiché et la photo de profil ;
• les jetons d’accès aux agendas connectés, l’autorisation d’accès étant en outre révoquée auprès de Google et de Microsoft ;
• les identifiants client et de paiement du prestataire de paiement conservés par DriveCost Monster ;
• l’intégralité des trajets, véhicules, adresses, versements, demandes d’assistance et entrées du journal d’utilisation bêta ;
• le contact correspondant dans l’outil d’emailing, qui est supprimé.

Ce qui subsiste après la suppression, et pourquoi. La suppression laisse subsister une fiche technique vidée de tout élément identifiant, ainsi que l’identité d’authentification qui lui correspond. C’est cette fiche qui empêche un compte supprimé de se réinscrire aussitôt pour bénéficier d’une nouvelle offre gratuite. Elle comprend :

• une empreinte à sens unique de l’adresse email effacée : un calcul irréversible, protégé par une clé secrète conservée en dehors de la base de données. Ce n’est pas l’adresse, et l’adresse ne peut pas en être retrouvée. Cette empreinte sert uniquement à reconnaître une personne qui se reconnecte, afin de lui restituer son compte au lieu d’en créer un nouveau ;
• l’identité d’authentification (compte Firebase Authentication associé à la connexion Google ou Microsoft) et son identifiant technique, qui remplissent la même fonction : les supprimer redonnerait un identifiant neuf dès la première reconnexion ;
• l’historique des périodes d’accès — dates de début et de fin, offre gratuite ou année achetée — sans lien vers le prestataire de paiement, afin qu’une réinscription ne redémarre pas une offre gratuite neuve ;
• le pays et la langue du compte, les préférences d’affichage et de notification, ainsi que des horodatages d’activité (dernière connexion, premier et dernier export, première et dernière analyse d’agenda, première et dernière validation de trajet) : une fois les éléments identifiants effacés, ils n’identifient plus personne et ne servent qu’à des statistiques d’usage.

Ces éléments sont conservés sans limite de durée. DriveCost Monster préfère l’annoncer plutôt qu’afficher une durée qui ne serait pas appliquée : une empreinte qui expirerait rendrait le dispositif inopérant, puisqu’il suffirait d’attendre pour repartir sur une nouvelle offre gratuite. Cette conservation repose sur l’intérêt légitime de l’éditeur à prévenir l’abus de son offre gratuite. Si la personne se reconnecte, l’empreinte est effacée et la fiche redevient un compte actif ordinaire.

Factures et documents comptables. Les factures, paiements et remboursements sont établis et conservés par le prestataire de paiement, pour la durée qu’imposent ses propres obligations légales et comptables. La suppression du compte n’efface pas ces documents, qui répondent à une obligation légale de conservation ; elle efface la copie des identifiants qui les reliaient au compte chez DriveCost Monster.

Journaux techniques et de sécurité. Les journaux produits par le service et par son hébergeur sont conservés pendant une durée limitée, fixée par la configuration de l’hébergement, aux seules fins de diagnostic, de sécurité et de prévention de la fraude.

Journal d’utilisation bêta. Lorsque l’utilisateur a activé ce journal facultatif, ses entrées sont conservées tant que le compte existe : aucune expiration automatique ne leur est appliquée. Le retrait de l’autorisation arrête immédiatement l’enregistrement de nouvelles entrées, mais n’efface pas celles déjà enregistrées ; celles-ci sont effacées lors de la suppression du compte, ou plus tôt sur demande d’effacement adressée à l’éditeur. Ce journal est décrit en détail à la section « Journal d’utilisation facultatif pendant la phase bêta ».

Journal des actions d’administration. Les actions réalisées par l’éditeur sur un compte (suspension, réactivation, suppression, bannissement, gestes commerciaux, modification du réglage du journal d’utilisation bêta) sont enregistrées dans un journal inaltérable, conservé sans limite de durée à des fins de traçabilité et de preuve. Ce journal ne contient pas l’adresse email du compte concerné, mais son identifiant interne.

Comptes bannis. Lorsqu’un compte est banni pour abus ou manquement aux Conditions Générales d’Utilisation, l’adresse email correspondante — ou, si le compte a déjà été supprimé, sa seule empreinte — est inscrite dans une liste d’exclusion conservée sans limite de durée, afin que l’identité bannie ne puisse pas se réinscrire. La levée du bannissement supprime cette inscription.

Les modalités d’exercice du droit d’effacement sont précisées à la section « Droits des utilisateurs ».

DriveCost Monster met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données personnelles contre la perte, l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération ou la destruction.

Ces mesures peuvent notamment comprendre :

• chiffrement des communications ;
• contrôle des accès ;
• authentification sécurisée ;
• limitation des droits aux seules personnes habilitées ;
• journalisation des accès et actions sensibles ;
• sauvegardes ;
• surveillance des incidents techniques ;
• mises à jour de sécurité ;
• clauses contractuelles avec les prestataires ;
• procédures internes de gestion des incidents.

Malgré ces mesures, aucun système informatique ne peut garantir une sécurité absolue. L’utilisateur est également responsable de la confidentialité de ses identifiants et de la sécurité de son propre appareil.

En cas de violation de données personnelles susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, DriveCost Monster prendra les mesures nécessaires pour limiter les conséquences de l’incident.

Lorsque la réglementation l’exige, DriveCost Monster notifiera la violation à l’autorité de contrôle compétente et, si nécessaire, aux utilisateurs concernés.

Conformément à la réglementation applicable, l’utilisateur dispose des droits suivants sur ses données personnelles :

• droit d’accès ;
• droit de rectification ;
• droit d’effacement ;
• droit d’opposition ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit à la portabilité des données ;
• droit de retirer son consentement à tout moment, lorsque le traitement repose sur le consentement ;
• droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès, lorsque ce droit est applicable.

Pour exercer ses droits, l’utilisateur peut contacter DriveCost Monster à l’adresse suivante : support--[@]--drivecost.monster (affichage anti-spam : veuillez remplacer --[@]-- par un @).

L’utilisateur peut également accéder à certaines fonctionnalités de gestion de ses données directement depuis la page « Mon compte », notamment la procédure de suppression de compte et de données, ainsi que la procédure d’export des données lorsque celle-ci est disponible.

La demande doit préciser le droit exercé et permettre d’identifier l’utilisateur concerné. En cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur, DriveCost Monster pourra demander des informations complémentaires strictement nécessaires à la vérification de son identité.

DriveCost Monster répondra dans les délais prévus par la réglementation applicable.

Si l’utilisateur estime que ses droits ne sont pas respectés ou que le traitement de ses données personnelles n’est pas conforme à la réglementation, il peut adresser une réclamation à l’autorité de contrôle compétente.

En France, l’autorité compétente est la :

CNIL – Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés

Site internet : www.cnil.fr

L’utilisateur est toutefois invité à contacter préalablement DriveCost Monster afin de permettre une résolution amiable de sa demande.

DriveCost Monster peut utiliser des cookies ou technologies similaires sur son site et son application.

Ces traceurs peuvent avoir différentes finalités :

• assurer le fonctionnement technique du service ;
• maintenir la session utilisateur ;
• mémoriser les préférences ;
• sécuriser le service ;
• mesurer l’audience ;
• analyser les performances ;
• améliorer l’expérience utilisateur ;
• réaliser des campagnes marketing, uniquement si l’utilisateur y a consenti lorsque ce consentement est requis.

Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service peuvent être déposés sans consentement préalable.

Les cookies non essentiels, notamment certains cookies de mesure d’audience, publicitaires ou de suivi marketing, ne sont déposés qu’avec le consentement de l’utilisateur lorsque la réglementation l’exige.

DriveCost Monster dispose d’un module de gestion des cookies. Google Analytics n’est activé que si l’utilisateur accepte les cookies ou traceurs concernés via ce module.

L’utilisateur peut modifier ses choix à tout moment via le module de gestion des cookies ou via les paramètres de son navigateur.

Une politique cookies distincte pourra préciser la liste des traceurs utilisés, leurs finalités, leurs durées de conservation et les moyens de s’y opposer.

DriveCost Monster peut envoyer deux types d’emails.

Ces emails sont nécessaires au fonctionnement du service. Ils peuvent concerner :

• la création du compte ;
• la connexion ;
• la récupération de mot de passe ;
• la validation d’une action ;
• l’achat d’une année d’accès ;
• la facturation ;
• les alertes de sécurité ;
• les notifications importantes liées au service.

L’utilisateur ne peut pas s’opposer à la réception des emails strictement nécessaires au fonctionnement du service, sauf à ne plus utiliser le service.

Ces emails peuvent concerner :

• des conseils d’utilisation ;
• des offres promotionnelles ;
• des nouveautés ;
• des relances commerciales ;
• des contenus pédagogiques.

L’utilisateur peut se désinscrire à tout moment via le lien de désinscription présent dans les emails ou en contactant DriveCost Monster.

DriveCost Monster peut utiliser des traitements automatisés pour analyser les données de calendrier, identifier des trajets probables, calculer des distances ou générer des rapports.

Ces traitements ont pour objectif d’assister l’utilisateur dans la préparation de ses frais kilométriques.

Sauf indication contraire, DriveCost Monster ne prend pas de décision automatisée produisant des effets juridiques à l’égard de l’utilisateur ou l’affectant de manière significative sans intervention humaine.

L’utilisateur reste libre de vérifier, corriger, exclure ou valider les trajets et les rapports générés.

À ce jour, DriveCost Monster n’utilise pas de service externe d’intelligence artificielle pour traiter les données personnelles des utilisateurs.

DriveCost Monster peut utiliser des traitements automatisés classiques pour analyser les données de calendrier, identifier des trajets probables, calculer des distances ou générer des rapports. Ces traitements ont pour objectif d’assister l’utilisateur dans la préparation de ses frais kilométriques.

Les données personnelles de l’utilisateur ne sont pas revendues et ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle tiers à des fins générales.

En particulier, les données issues des calendriers connectés (Google Calendar et Microsoft Outlook) ne sont en aucun cas utilisées pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle, ni transmises à un service d’intelligence artificielle tiers.

Si DriveCost Monster devait ultérieurement utiliser des services externes d’intelligence artificielle impliquant des données personnelles, la présente politique serait mise à jour afin d’informer les utilisateurs des traitements concernés, des prestataires utilisés et des garanties applicables.

DriveCost Monster est principalement destiné à un usage individuel.

Chaque compte correspond à un utilisateur identifié. Sauf accord écrit contraire de l’éditeur, un compte ne peut pas être partagé entre plusieurs personnes ni utilisé pour gérer les frais kilométriques de plusieurs utilisateurs distincts.

Si DriveCost Monster propose ultérieurement des offres destinées aux entreprises, associations ou organisations souhaitant mettre le service à disposition de plusieurs salariés, collaborateurs ou membres, des conditions particulières pourront préciser les rôles respectifs de l’organisation et de DriveCost Monster en matière de protection des données.

Selon le cas, l’organisation cliente pourrait être responsable de traitement pour les données de ses salariés, et DriveCost Monster pourrait agir en qualité de sous-traitant. Ces modalités devront être précisées dans un accord spécifique de traitement des données.

DriveCost Monster n’est pas destiné aux mineurs.

L’utilisateur déclare disposer de la capacité juridique nécessaire pour créer un compte et acheter une année d’accès.

Si DriveCost Monster apprend qu’un compte a été créé par un mineur sans autorisation valable, l’éditeur pourra supprimer ou suspendre le compte concerné.

Le site ou l’application DriveCost Monster peut contenir des liens vers des sites ou services tiers.

DriveCost Monster n’est pas responsable de l’pratiques de confidentialité de ces sites ou services tiers. L’utilisateur est invité à consulter leurs propres politiques de confidentialité.

Pendant la phase bêta du service, DriveCost Monster propose à l’utilisateur d’enregistrer certaines des actions qu’il réalise dans l’application, dans un journal d’utilisation. Ce traitement est entièrement facultatif et désactivé par défaut sur tous les comptes, existants comme nouveaux : aucune action n’est enregistrée tant que l’utilisateur n’a pas activé lui-même l’option correspondante depuis la page « Mon compte ».

Base légale. Ce traitement repose exclusivement sur le consentement de l’utilisateur, au sens de l’article 6.1.a du Règlement général sur la protection des données. En l’absence de consentement, aucune donnée n’est enregistrée dans ce journal.

Finalité. Le journal d’utilisation sert uniquement à comprendre comment le service est réellement utilisé, à repérer les étapes où les utilisateurs rencontrent des difficultés et à décider des améliorations à apporter au produit. Il n’est utilisé ni à des fins publicitaires, ni de prospection commerciale, ni de profilage, ni de revente ou de mise à disposition à des tiers, ni pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle.

Ce qui est enregistré. Chaque entrée du journal comporte uniquement :

• l’identifiant interne du compte concerné ;
• la nature de l’action réalisée, choisie dans une liste fermée d’actions prévues par le service ;
• la date et l’heure de l’action ;
• un contexte minimal, limité aux identifiants internes d’objets déjà enregistrés dans le compte (par exemple l’identifiant d’un trajet ou d’un véhicule), à des compteurs (par exemple le nombre de trajets détectés lors d’une analyse d’agenda), à des valeurs issues de listes fermées ou à des indicateurs de type oui/non (par exemple le fournisseur d’agenda concerné, le statut d’un trajet, le format d’un export ou le fait qu’un export masquait les montants) et, lorsqu’une fiche est modifiée, au seul nom des champs modifiés.

Les actions susceptibles d’être enregistrées relèvent des catégories suivantes : création, modification, suppression et changement de statut d’un trajet ; analyse d’un agenda, connexion et déconnexion d’un agenda ; création, modification, suppression d’un véhicule et changement de véhicule par défaut ; génération d’un export ; modification du profil ou des préférences ; activation et retrait de l’autorisation elle-même ; ouverture d’un paiement, activation et retrait d’une année d’accès ; envoi d’une demande d’assistance.

Ce qui n’est pas enregistré. Le journal ne contient aucun contenu privé des rendez-vous : ni le titre ou l’intitulé, ni la description, ni le lieu, ni la liste des participants d’un événement d’agenda n’y figurent. Plus largement, le contexte des entrées ne contient aucune donnée personnelle : ni adresse email, ni adresse postale, ni nom, ni immatriculation, ni texte libre saisi par l’utilisateur, ni la valeur des champs modifiés.

Où ces données sont conservées. Le journal d’utilisation est enregistré dans la base de données du service, sur l’infrastructure d’hébergement décrite à la section « Transferts de données hors Union européenne ». Il n’est transmis ni au prestataire de paiement, ni aux prestataires d’emailing, ni aux outils de mesure d’audience ou d’analytics, ni à un partenaire commercial, annonceur ou régie publicitaire, ni à un outil ou service d’intelligence artificielle.

Retrait de l’autorisation. L’utilisateur peut retirer son autorisation à tout moment, depuis la même page « Mon compte », sans avoir à se justifier. À compter du retrait, aucune nouvelle action n’est enregistrée. Le retrait lui-même est enregistré comme dernière entrée du journal, afin que la date à laquelle l’enregistrement s’est arrêté reste vérifiable.

Sort des entrées déjà enregistrées. Le retrait de l’autorisation arrête l’enregistrement, mais n’efface pas les entrées déjà enregistrées. Celles-ci sont conservées tant que le compte existe, sans expiration automatique, et sont effacées lors de la suppression du compte, en même temps que les trajets, véhicules, adresses, versements et demandes d’assistance. L’utilisateur qui souhaite obtenir l’effacement de ces entrées sans attendre la suppression de son compte peut en faire la demande, au titre de son droit d’effacement, à l’adresse de contact indiquée à la section « Droits des utilisateurs ».

Modification du réglage par le support. À la demande de l’utilisateur, ou pour interrompre immédiatement un enregistrement, le support de DriveCost Monster peut activer ou désactiver ce réglage depuis son outil d’administration. Chaque modification effectuée par le support est enregistrée dans le journal des actions d’administration mentionné à la section « Durées de conservation des données », avec l’identité de la personne qui l’a effectuée, l’ancien et le nouveau réglage, la date et, le cas échéant, le motif indiqué par le support. Ce motif n’est jamais ajouté au journal d’utilisation de l’utilisateur.

Ce journal est propre à la phase bêta du service. Si DriveCost Monster décidait de le maintenir au-delà de cette phase, d’en étendre le contenu ou d’en modifier la durée de conservation, la présente politique serait mise à jour et l’utilisateur en serait informé.

Le site de DriveCost Monster met à disposition des calculateurs gratuits, par exemple le simulateur d’indemnités kilométriques, le comparateur « voiture de société ou véhicule personnel » et le comparateur « acheter ou louer ». Ces calculateurs fonctionnent sans compte et sans adresse email : les résultats s’affichent immédiatement à l’écran et y restent affichés quoi qu’il arrive.

Ce qui est collecté. Rien n’est collecté tant que l’utilisateur ne demande pas à recevoir le rapport PDF de sa simulation. S’il le demande, sont enregistrés :

• l’adresse email indiquée ;
• la langue d’affichage, qui détermine la langue du rapport ;
• le calculateur utilisé, les paramètres saisis et les résultats affichés ;
• la date et l’heure de la demande ;
• la version du texte de consentement affiché sous le bouton d’envoi.

Finalités. Ces données servent à envoyer le rapport PDF demandé, puis à adresser des informations sur le produit : nouveautés, conseils d’utilisation et offres commerciales. Elles ne sont ni revendues, ni mises à disposition d’annonceurs ou de régies publicitaires, ni utilisées pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle.

Base légale. Le consentement de l’utilisateur, au sens de l’article 6.1.a du Règlement général sur la protection des données. Ce consentement est donné par la demande de rapport elle-même : le texte affiché sous le bouton d’envoi indique explicitement que l’adresse email sera conservée pour envoyer ce rapport et donner des nouvelles du produit. La version de ce texte est enregistrée avec la demande, afin que le contenu exact de ce qui a été accepté reste vérifiable.

Destinataires. Ces données sont accessibles à l’éditeur de DriveCost Monster et à son prestataire d’emailing, qui envoie le rapport et les emails d’information, dans les conditions décrites à la section « Destinataires des données ».

Durée de conservation. Les données de prospection sont conservées jusqu’au retrait du consentement et, en tout état de cause, au maximum trois ans à compter du dernier contact émanant de la personne concernée, conformément à la recommandation de la CNIL en matière de prospection commerciale. Elles sont ensuite supprimées.

Désinscription. Chaque email d’information comporte un lien de désinscription en un clic. L’utilisateur peut également demander la suppression de son adresse à l’adresse indiquée à la section « Contact ». Le retrait du consentement met fin à l’envoi des emails d’information ; il ne remet pas en cause les rapports déjà envoyés.

Une demande de rapport ne crée pas de compte utilisateur et n’ouvre aucun accès au service. L’utilisateur qui crée ensuite un compte relève des autres sections de la présente politique.

DriveCost Monster peut modifier la présente politique de confidentialité afin de tenir compte :

• des évolutions du service ;
• des changements techniques ;
• des nouveaux prestataires utilisés ;
• des évolutions légales ou réglementaires ;
• des recommandations des autorités compétentes.

En cas de modification importante, l’utilisateur pourra être informé par tout moyen approprié, par exemple par email, notification dans l’application ou affichage sur le site.

La version applicable est celle disponible sur le site ou dans l’application à la date de consultation.

Pour toute question relative à la présente politique ou à la protection des données personnelles, l’utilisateur peut contacter DriveCost Monster :

Email : support--[@]--drivecost.monster (affichage anti-spam : veuillez remplacer --[@]-- par un @)

Adresse postale : Sudo Software 15 RUE DES HALLES, 75001 PARIS, FRANCE